临床试验crc日常工作注意事项之快递寄送与接收（文件篇）

收发快递文件是CRC的日常工作之一

一、协助研究者接收项目相关文件（如知情同意书、方案等项目资料盖章文件、SUSAR报告、合同、派遣函等），

二、协助CRA/项目组从医院回收项目相关文件（如递交信回执、合同、伦理批件、PI签字文件等）。

伴随着CRC日常工作的多样性和复杂性

一、CRC日常工作中经常因为忙于受试者随访、研究者沟通等，而不能第一时间与快递员交接快递资料；

二、CRC可能兼顾多个项目、多个科室、甚至同个城市多个中心的项目情况，进而对接收或寄出的文件不能第一时间处理；

因此，作为临床试验CRC该如何做好日常文件快递与接收的管理？

  接收篇

一、提前沟通，开始承接任何项目，均需提前对项目相关人员做好快递文件的沟通，如项目经理、CRA等，要求各方寄出文件前一定做好提前沟通，并提供相应的快递单号，最好是让对方邮件提供相应的快递单号及文件内容；

二、充分关注，因项目文件资料等均通过顺丰快递进行运输，因此提前关注顺丰小程序并使用自己的寄件及接收快递号码进行关注，在项目SSU阶段或获取快递单号的情况下每2天关注物流信息，避免因为快递滞留而错过文件递交及签字最佳时间；

三、及时领取，在获得快递到达信息后，将需领取快递的情况记录在自己的日常工作提醒小本本，以免忘记提取快递，尽可能当天领取及复核快递情况，确认是否存在寄错及文件缺页少份数等；

四、闭环流程，完成快递取件并核对文件后，邮件回复寄件人接收到的相应资料以及可能存在的问题，是否需要补发及目前对文件的处理等，例如收到的快递为签字的合同，请一并回复对方合同计划签字时间及递交时间等。

寄送篇

一、提前准备，保留备份。提前将需要寄送的文件，如合同、递交信回执、伦理批件等项目相关文件资料整理成本，收入11空袋（可以避免资料回潮等）,电话或微信顺丰小程序预约顺丰小哥哥（亦可顺路到快递驿站进行寄件），并提前将需要快递的重要文件扫描备份，避免快递丢件而无法找寻寄件实际资料内容，同时需提前与收件方或项目组确认快递费的支付情况；

二、及时沟通，通知收件人。快递寄出获得快递单号后，第一时间邮件收件人快递单号及寄出日期及可能到达的时间，并将快递重要内容扫描件插入附件以便收件人明确收件信息；

三、提出诉求，避免收件人错过我们的寄件需求，快递寄出后邮件需提出收件人收到快递后需要执行的工作，如合同若签署完成，仅需对方保存需提出保存需求，若合同是仅签署一方的，需提出诉求请收件人及时关注份数和及时申请盖章签字，同时提供回寄或者下一步寄出的地址等；

四、充分闭环，避免寄件丢失。快递寄出后3天内，及时跟进收件人的收件情况，以及邮件相关诉求的完成情况。如合同寄出，收件人是否按照我们的需求去执行，或收件人是否对收到的文件有任何疑问等；充分确认寄件已经完成相应的流程，如文件对方已经保存等。

特殊情况处理篇

快递发现异常状态的处理方式：

1.显示“已签收”但实际未送到——联系快递员，一般当天或次日就能收到。

2.显示“派送中”但快递员到次日都未联系——联系快递员，一般当天或次日就能收到。

3.未要求“退回”但快递在往回走——联系快递员，寄件人，询问问题原由并处理好快递异常情况